IT

by

Suunnistamassa digiajalle: Espoolle digitaalinen strategia?

Pidin valtuustossa puheenvuoron talous- ja tuottavuusohjelmaan liittyvästä IT-muutoksesta. Nostin myös esille digitaalisen strategian: vaikka en suuresti pidäkään hienoista papereista, joita kirjoitetaan pöytälaatikkoon, digitaalisen strategian miettiminen auttaisi paljon palvelujen kehittämisessä ja kankean kaupunkimme viemisessä takaisin ihmisten keskelle.

Arvoisa puheenjohtaja. hyvät valtuutetut

olen erittäin iloinen siitä, että olemme saaneet kunnianhimoisen ja järkevän tuottavuusohjelman vihdoin päätettäväksi. Ohjelma sisältää paljon hyviä, toimintaa parantavia ja laadullisesti hyviä toimia. 

Olen erityisen iloinen siitä, että tuottavuusohjelmassa on otettu huomioon myös IT:n järkeistäminen. Espoossa näyttää olevan IT-hallinnossa muihin kaupunkeihin vertailtuna paljon löysää, ja parempi organisointi voisi parhaimmillaan sekä säästää rahaa että parantaa palvelutasoa. Tiedossa myös on, että erityisesti ostamisen, juridiikan ja projektien hallinnan tasolla olisi omassa osaamisessa kehittämisen paikka.

Kannattaa kuitenkin varoa, ettei heitetä lasta pesuveden mukana: järkeistäminen ei saa tarkoittaa organisaation sementoimista ja palveluiden kehittämisen hankaloittamista. Saamme parhaan tuloksen, kun käsiä ei sidota odottamaan korkeimman hallintotason päätöksiä. Siksi muutoksia tehdessä tulee ottaa huomioon, miten eri organisaation osat käyttävät IT:tä, mitä erityisiä tarpeita organisaation osilla on ja mitä osaamista tulisi tukea ja säilyttää.

Valtuutettu Kasvi osoitti puheenvuorossaan hyvin, konkreettisin esimerkein, miksi minkään palvelun niin sanottu sähköistäminen ei riitä.

Espoossa on meneillään hyviä uudistuksia ja hyviä tavoitteita tietohallinnon ja tietojräjestelmien kehittämisen saralla. Tässä antaisin erityismaininnan onnistuneelle palveluväyläpilotille sekä fokukselle avoimessa datassa. 

Näistä hankkeista huolimatta Espoolta puuttuu paitsi kartta ja kompassi, jolla suunnistaa digiajalle, myös suunta, jonne mennä. Meillä on kyllä ymmärretty sähköisen asioinnin merkitys ja IT:n sisäisessä rakenteessa tapahtuu hyviä uudistuksia. Ne ovat kuitenkin vain perustaa, jotka mahdollistavat siirtymisen nykyaikaan. Varsinaisen muutoksen tulee tapahtua paljon laajemmin: koko kunnan palveluiden organisoinnissa, järjestämisessä ja toiminnan kehittämisessä.

Espoossa olisikin tarvetta digitaaliselle strategialle. Sille, että mietimme, missä nyt olemme, ja sille, että mietimme minne haluamme mennä. Sille, että yritämme ymmärtää, miten maailma on muuttunut ja muuttumassa.

Digitaaliseksi strategiaksi ei tässä maailmassa riitä, että päätämme tarjota lisää sähköisiä asiointipalveluita. Ne ovat toki tarpeen. Digitaalinen strategia tarkoittaa sitä, että mietimme miten muokkaamme palvelujamme niin, että ne ovat helpompia, nopeampia ja toimivampia kuin ennen ja toimivat myös sille jo melko isolle kansanosalle, jolle tietokoneet ja netissä liikkuminen ovat arkipäivää. Se tarkoittaa, että mietimme miten ottaa toiminnassamme huomioon uudet tavat kommunikoida, tehdä töitä ja viettää vapaa-aikaa.

Ilman tämän miettimistä teemme vain siten kuin valtuutettu Kasvi kuvasi: hienon sähköisen lomakkeen, jota käsitellään edelleen sisäisesti käsin. Emme mieti, miten saisimme palvelua parannettua ja nopeutettua, kun sähköisin menetelmin prosesseja voisi yhdistää ja nopeuttaa, vaan viemme nykyisen kömpelön paperiprosessin yksi osa kerrallaan nettiin ja ihmettelemme, kun kaikki hidastuu entisestään. Edistyksenä pidämme sitä, että prosessilla on nimi ja oma Facebook-sivu.

Nuoret ovat jo lähteneet Facebookista. Se tapahtui samoihin aikoihin kun tässä salissa istuvat vanhemmat ja isovanhemmat löysivät sinne tiensä. Digitaalinen tulevaisuus tulee näyttämään huomattavan erilaiselta kuin mitä osaamme sitä kuvitella. Se ei tarkoita, että ei kannata edes yrittää.

Varmaa epäonnistuminen on vain, jos jätämme yrittämättä.

by

Espoon tietohallinto mietittävä uusiksi – mistä sinä säästäisit 25 miljoonaa?

Valtuuston budjettikokouksessa puhutaan rahasta. Puhutaan vanhuksista, homekouluista ja tuottavuusohjelmasta. (Tiesittekö että budjetissa ei ensikään vuonna ole riittävästi rahaa ylläpitoon? Olemme vihdoin saaneet budjettiin rahaa homekoulujen korjauksiin, mutta uusia syntyy kuin homesieniä sateella.)

Kävin itse puhumassa IT:stä ja siitä, että Espoossakin tulee miettiä tietohallinnon työtä ja organisointia uusiksi. Puhuin alla olevista asioista, mutta muokkasin tekstiä vähän luettavammaksi ja lisäsin asioita, jotka puheeseen eivät mahtuneet.

Budjettineuvotteluissa tehtiin tuottavuusohjelmaa silmälläpitäen seuraava pöytäkirjamerkintä numerolla 5:

Talouden tasapainotusohjelmassa tehdään esitys Espoon kaupungin ICT-toimintatavasta.

Tämä tarkoittaa sitä, että mietitään, miten Espoon kallis ja levähtänyt tapa  hoitaa IT-palveluja ja -infraa voitaisiin korjata toimivammaksi ja kustannustehokkaammaksi.

Espoossa on itse asiassa jo viimeinen vuosi mietitty uutta IT-toimintamallia. Tässä tavoitteena on selkeyttää IT:n rooli, mitä halutaan saada ja miten prosesseja tulisi kehittää. Uudistuksen yleinen suunta ja sen vaikutukset ovat jo selvät. Eräs ongelma on, miten tämä muutos saadaan liikkeelle ja tehtyä organisaatiossa: käytännössä uudistuksessa pitäisi siirtää reippaasti henkilöstöä IT-hallinnosta toisaalle, mikä tekee muutoksesta hankalan. Kuten ryhmäpuheenjohtajamme Inka Hopsu myös muistutti erillisessä kommentissa, toimivia toimintatapoja ei saa hukata uudistuksessa.

Espoossa on eniten ulkoistettu IT-puoli koko maassa Tamperetta lukuunottamatta. Näen, että hyvin monissa asioissa ulkoistus ei välttämättä ole järkevin vaihtoehto: IT-hallinnossa se voi ehkä toimia paremmin kuin monessa muussa asiassa. Myös toisenlaisia trendejä on tällä hetkellä menossa yritysmaailmassa esimerkiksi IT-tuen kanssa, kun jotkin yritykset ovat palauttaneet IT-tuen takaisin omaan taloon tai samalle käytävälle.

Tässä Espoon IT-hallinnon toimintatapojen yhteydessä ei kannata kuitenkaan edes aloittaa keskustelua ulkoistuksen tai oman tuotannon paremmuudesta. Espoossa vaihtoehtoa ei tällä hetkellä oikeastaan edes ole: olemme jo ulkoistaneet IT:ssä kaiken mikä mahdollista on, ja nyt ongelmana on se miten tätä syntynyttä luomusta voisi parhaiten hallita.

Valitettavasti olemme ulkoistamisen yhteydessä ulkoistaneet liki kaiken osaamisen siitä, miten tätä ulkoistamista voisi hallita, ohjata tai ylipäänsä tehdä. Hankinta- ja sopimusosaamisen puute on johtanut toimittajaloukkuun monissa tilanteissa, myös terveydenhuollossa.

Kaikkein suurin ongelma on kuitenkin IT-hallinnon rakenne. Hallinto on laskentatavasta riippuen jakautunut neljään tai viiteen paikkaan: tästä aiheutuva päällekkäinen työ ja tiedonkulun puutteen aiheuttamat kulut ovat suuret. Alla kuva, joka valaisee asiaa tarkemmin. Kuva on ollut mm. tarkastuslautakunnan raportista, jossa Espoota on juuri suomittu korkeista IT-kustannuksista.

Vertailu kuuden kaupungin IT-hallinnosta

Vertailu kuuden kaupungin IT-hallinnosta

Yllä näkyy joitain vertailuja kuuden eri kaupungin kesken. Helsinki tsaarinaikaisine hallintorakenteineen painii omassa sarjassaan, mutta alarivin kunnat ovat mielenkiintoisia. Yhteistä näille neljälle kunnalle ja Espoolle on työntekijämäärä, kussakin noin 14 000 työntekijää.

Kiinnostavaa kuvassa on, mistä hinta EI ole riippuvainen: näihin kuuluu mm. ulkoistuksen/oman tekemisen aste sekä kaupungin koko.

X-akseli menee omasta tuotannosta ulkoistettuun IT-palveluun. Kuten nähdään, ulkoistamisella ei ole käytännössä suurta merkitystä vaan kaikki neljä kuntaa painivat vajaassa 30 miljoonassa.

Olennaista kustannuksille on kuitenkin hajautuksen aste. Y-akseli kertoo keskittämisen ja hajautuksen eroista:  akselin yläsuuntaan kasvaa hajautuksen aste. Kaikki ”30 miltsin” kunnat ovat samalla suoralla lähellä Y-akselin minimiä eli keskittäneet tietohallintoaan.

Espoon IT:lle  maksaa nyt vajaa 52 me/vuosi (ja on ollut ilmeisesti enemmänkin). Neljässä muussa suuressa kaupungissa, ml. Oulu, Tampere, Vantaa ja Turku, summa on n. 30me vuodessa (esim. 26 me Oulussa).

Säästöpotentiaali on siis jopa 25 miljoonaa euroa vuodessa. Budjettineuvottelujen yhteydessä tuli varmaan kaikille selväksi 0,25 prosenttiyksikön korotuksen kassaan tuoma lisä, noin 25 miljoonaa euroa. IT:n säästöpotentiaali yksinään on siis koko nyt tehdyn veronkorotuksen verran. 

Henkilöstön osuus kuluista on vain 10%. Henkilöstövähennys yksinään ei tätä siis ratkaise. YT:t sovittiin jätettäväksi väliin ja ongelmaa tuskin on esimerkiksi siirtää osaa henkilöstöstä muihin tehtäviin.

Ongelmia on siis päällekkäisyydessä, huonoissa ja turhissa hankinnoissa, tiedonkulussa ja yleisesti sekavassa organisaatiorakenteessa joka aiheuttaa tarpeettomia ja päällekkäisiä hankintoja. Supistuksen lisäksi pitäisi siis saada organisaatio yhteen paikkaan. Tämä tulee myös tehdä järkevästi, hyviä käytäntöjä hukkaan heittämättä.

Avoin data ja pilvipalveluiden kasvu ovat seuraavia isompia muutoksia joihin Espoon on syytä varautua. Espoossa kehitetään nyt myös kokonaisarkkitehtuuria, joka auttaisi tietojärjestelmien virtaviivaistamisessa.  Avointa dataa tulee hyödyntää nykyistä paremmin. Lisäksi muutoksia tehdessä tulee muistaa, että keskitetty IT-hallinto ei saa tarkoittaa kokeilun vapauden tukahduttamista. Esim. kaupunkisuunnittelukeskuksessa on tehty hienoja sovelluksia datan keräämiseksi ja visualisoimiseksi kaupunkilaisille ja avaamiseksi ja tästä on ollut suoraa hyötyä kuntalaisille ja myös kaupungille. 

IT on lakannut olemasta näkymätön osa kaupungin toimintaa. Se kiinnostaa kansalaisia nykyään liki samassa määrin kuin vaikkapa kaavoitusasiat, pyörätiet ja autokaistojen lukumäärä. Tästä syystä läpinäkyvyyden lisääminen esimerkiksi IT-jaoston kautta voisi olla hyödyllistä. Luottamushenkilöohjaus voisi tuoda läpinäkyvyyttä ja lisäpainetta, mutta ilman muita uudistuksia se ei riitä.

En väitä, että pääsisimme automaattisesti 25 miljoonan euron säästöihin, ja kuten kommenttipuheenvuoroissa Inka Hopsu sekä toinen valtuutettu hyvin nostivat esiin, meidän täytyy myös katsoa että emme heikennä palvelutasoa. Voimme oikein hyvin päättää tehdä asioita vähän paremmin kuin muut ja panostaa niihin enemmän. Eikö olisi melkoinen voitto,  jos säästäisimmekin vuositasolla ”vain” vaikkapa 15 me ja meillä olisi silti paras, erinomaisesti hyvinvointia tukeva IT-sektori?

by

Espoo Open Space eli ketteryyttä terveydenhuoltoon

Eilen Dipolissa pidettiin Ketterät terveydenhuollon tietojärjestelmät Espoossa -seminaari. Järjestäjinä toimivat Espoon vihreät valtuutetut, eli minä ja Jyrki Kasvi, Agile Finland sekä Houston, Inc.

Tilaisuuden pihvi oli osallistujien vuorovaikutus: ryhmätyöskentely, jolle oli varattu hyvin aikaa. Seminaarista jäikin parhaiten mieleen innostunut, syvällinen ja kattava keskustelu, jota oli todella harmi keskeyttää seminaarin loppusanoja varten. Onneksi keskustelu varmasti jatkuu muilla kanavilla. Keskustelusta teemme vielä tiivistelmän, joka laitetaan jakoon.

Kuinka se syntyi?

Kävin alkuvuodesta oman työnantajani Siilin kirjahyllyä läpi ja kollegani suositteli sieltä löytyvää Houston, Incin Vesa Teikarin kirjasta Ketterän kehittämisen ostajan opas. Luin kirjan kahdella bussimatkalla ja innostuin: yleistajuinen, tiivis ja kuitenkin kattava paketti ketterän kehityksen ja ennen kaikkea sen ostamisen perusperiaatteista. Yleensä ketterän kehityksen oppaat on suunnattu tekijöille – ostajat kulkevat sokkona. Vaikka kirjanen ei ollutkaan erityisesti suunnattu julkishallinnolle eikä siinä siis käsitelty vaikkapa hankintalain sudenkuoppia, soitin Houstonille ja kysyin itselleni ilmaiskappaleita jaettavaksi Espoossa. Tapasimme Teikarin kanssa lounaalla ja sain kaksi kassillista kirjasia, jotka vein ICT-johtaja Matti Franckille sekä peruspalvelujohtaja Juha Metsolle luettavaksi ja jaettavaksi organisaation sisällä.

Tuolla alkuperäisellä lounaalla puhuimme pitkään Espoosta, terveydenhuollosta ja ketterästä kehityksestä ja Teikari heitti ilmaan idean nimenomaan Espoolle suunnatusta ketterän kehittämisen seminaarista. Kun ideaa myöhemmin jalostettiin ja lähdimme toteuttamaan tilaisuutta, Houston ja Agile Finland ottivat hoitaakseen tilaisuuden organisoinnin ja minä ja Jyrki vieraslistan ja kutsut. Haluaisinkin vielä tässä erikseen kiittää niin Vesa Teikaria, Antti Kirjavaista kuin muitakin fasilitaattoreita ja puhujia tilaisuuden mahdollistamisesta. Erityinen kiitos myös Matti Franckille, jonka kalenterista löytyi tilaa osallistua sekä Juha Metsolle, joka antoi tärkeää evästystä tilaisuuden valmisteluun vaikkei valitettavasti ehtinytkään itse paikalle. Samoin kaikille osanottajille, niin virkamiehille, luottamushenkilöille kuin asiantuntijoillekin, jotka tekivät tilaisuuden.

Mitä siellä tapahtui?

Tilaisuuden aluksi Jyrki Kasvi sekä Espoon ICT-johtaja Matti Franck puhuivat terveydenhuollon tietojärjestelmien haasteista yleisesti sekä Espoon tilanteesta erityisesti. Yleisöä huvitti Franckin heitto ”teitä varmaankin mietityttää, mitä Espoo oikeastaan tekee ketterien järjestelmien tilaisuudessa?” Tätä puitiinkin sitten sekä Franckin jatkossa että tilaisuudessa myöhemminkin. Yleisö otettiin mukaan heti alustuksen jälkeen, kun kaikki saivat pohtia, mikä olisi omassa roolissa tärkein kysymys ratkottavaksi.

Antti Kirjavainen sekä Marko Taipale alustivat ketteristä menetelmistä sekä niiden ostamisprosessista, jonka jälkeen case-esimerkkinä Maanmittauslaitoksen kehittämiskeskuksesta johtava asiantuntija ja hankepäällikkö Jorma Turunen kertoi kokemuksia ketterästä kehittämisestä. Puhe oli suoraa ja hankintalaki taisi jo hetkeksi lentää roskiin – positiivisena esimerkkinä Turunen kuitenkin mainitsi neuvottelumenettelyn.

Pohjustusten jälkeen erillisessä Open Space-osuudessa käytiin konkreettisemmin pienryhmissä osallistujien kanssa läpi tilaisuuden aluksi esitettyjä kysymyksiä: Espoon sosiaali- ja terveyspuolen haasteita ja niiden ratkaisuja. Sessioita oli kaksi, joissa oli kolme ryhmää eri teemojen ympärillä: ensimmäisessä sessiossa ajatuksena oli purkaa asioita auki yleisemmällä tasolla, purkaa keskustelut ja sen jälkeen käydä kustakin aihepiiristä läpi konkreettisia ensiaskeleita ja ratkaisuja.

Sessio 1: Keskustelua, ideoita ja konkretiaa

Istuin ensimmäisessä sessiossa asiakas-ryhmässä, jossa mietittiin tuotteen käyttäjiä eli lääkäreitä, hoitohenkilökuntaa ja myös meitä palvelujen käyttäjiä. Apotti-hankkeen edustaja kertoi, että heillä käyttäjiä on pyritty kuuntelemaan menetelmällä, jossa käyttäjäryhmät pohtivat käytettävyyttä myös muiden näkökulmasta. Tämän avulla ristiriitoja voidaan välttää ja ihmiset ymmärtävät paremmin myös muiden vaatimuksia. Pohdimme paljon myös IT:n klassista ongelmaa eli sitä, että lähdetään tekemään it-järjestelmää miettimättä, miten se oikeasti parantaisi toimintaa. Espoon Sote-puolen virkamies puolestaan muistutti, että me emme voi miettiä pelkästään itse hoitoprosesseja vaan järjestelmän tulee tukea myös johtamista. Lonkkaliukumäki – joka toimii tällä hetkellä puhtaasti paperilapuilla – osoittaa että prosesseja on itse asiassa paras tyypatakin ensin muuten kuin tekemällä mallinnusta suoraan softaan tai hienoilla kaavioilla. Jo fyysisesti pöydän ääressä prosessia kokeilemalla usein löydetään toimivampia ratkaisuja.

Samaan aikaan muissa ryhmissä puhuttiin IT:n hankinnasta ja erityisesti ketterän hankinnan ongelmista. Miten ketterää voi oikeasti ostaa? Tässä ryhmässä oli pohdittu muun muassa vaihtoehtoa, jossa pitkäkestoisemmassa sopimuksessa olisi jatkuva katkaisukohta, esimerkiksi kuukauden tai parin välein, jolloin toimittajan kyky evaluoitaisiin. Emme olleet päästä purkamaan kaikkia ryhmiäkään, koska kysymys herätti niin kiivasta keskustelua: erityisesti puhutti kysymys siitä, millaisilla kriteereillä sopimuksen voisi purkaa jos tällaisen sopimuksen haluaisi tehdä.

Sessio 2: Hankintaa, osaamista ja hankintaosaamista

Toiseen sessioon vaihdoin ryhmää ja menin keskustelemaan julkisen hankinnan sudenkuopista. Edellisestä sessiosta oli jäänyt kummittelemaan yksi iso kysymys: miten hankintaosaamista voisi vahvistaa kuntapuolella? Kuntien Tiera pyrkii ratkomaan hankintalain ja yhteishankintojen ongelmia tarjoamalla hankintaosaamisen ja toteutuksen valmiissa paketissa: Tiera kuitenkin ainakin tällä hetkellä on erikoistunut tekemään nimenomaan kunnille yleisiä ratkaisuja, kuten tarjoamaan räätälöityjä mutta pohjatekniikaltaan samoja www-sivuja. Pelkkää hankinta-apua siis Tiera ei tällä hetkellä tarjoa: lähtökohtanahan Tieralle on osittain ollut, että pienten kuntien ei ole ollut järkevää tehdä samoja ohjelmistoja satoja kertoja uudelleen.

Totesimme, että markkinoilla on itse asiassa tyhjiö hankintaosaamisen tarjonnassa: jokunen yritys tarjoaa tätä, mutta tilaa olisi kokonaan uudelle toimijalle. Vaikka hankintaosaamisesta on vuosia puhuttu, etenkin julkisella puolella sen merkitys on alkanut selvitä laajemmin vasta viime vuosina. Tätä osaamista ei vielä monellakaan kunnalla ole.

Yksityiselle puolelle helpointa olisi saada mukaan toimija, joka ei myisi toteutusta, jolloin se voisi tuntua kumppanina luotettavammalta. Uusi julkishallinnon toimija, joka keskittyisi hankintaosaamisen kehittämiseen ja tarjoamiseen voisi kuitenkin myös olla erittäin toimiva: konkreettisena askeleena esim. Sitra voisi seuraavassa kuntaohjelmassaan tutkia tällaista vaihtoehtoa.
Samalla keskustelimme myös osaamistyhjiöstä. Mikä on kunnan ydinosaamista, ja mitä asioita voidaan ulkoistaa? Nyt on välillä menty reilustikin metsään ulkoistamalla myös hankinnan kannalta tarpeellista substanssiosaamista. Onnistunut projekti, erityisesti ketterä projekti vaatii vahvaa omistajuutta ja osaamista oman talon sisällä. Kuinka tätä osaamista voisi vahvistaa ja miten sitä voi määritellä? Ulkoistuskysymyksissä on ideologisia rintamalinjoja, mutta it on niistä onneksi ainakin suurimmaksi osaksi vapaa. Hyvä kysymys kuitenkin on, voiko virkamieheltä kysyä, oletko tarpeellinen – tällaisen asian kartoittamisessa ulkopuolinen apu voisi itse asiassa olla tarpeen.

Mitä seuraavaksi?

Terveydenhuollon tietojärjestelmien ongelmat eivät vielä kokonaan ratkenneet, mutta keskustelussa syntyi myös konkreettisia avauksia jatkolle. Vaikka sessiot purettiinkin lopuksi auki, paljon tietoa jäi myös keskustelijoiden päähän. Tässä postauksessa avasin vain niitä paria keskustelua joissa itse olin mukana. Puramme näitä vielä järjestäjäporukalla muistioon, jotta saamme myös konkreettisia jälkiä keskustelusta ja mahdollisia avauksia jatkolle.

Tällaisessa osallistuvassa tilaisuudessa kaikkein jännittävintä on aina se, miten tilaisuus lähtee muokkautumaan: ennalta ei voi tietää, mille poluille juuri tämä porukka keskustelun vie. Tavoitteena oli tuoda yhteen ihmisiä, joilla on aiheesta sanottavaa mutta jotka eivät ehkä muuten kohtaisi, ja tässä uskoakseni onnistuimme. Haluankin lopuksi kiittää kaikkia osallistujia erinomaisesta, innostavasta ja rakentavasta tilaisuudesta!