Valtuuston budjettikokouksessa puhutaan rahasta. Puhutaan vanhuksista, homekouluista ja tuottavuusohjelmasta. (Tiesittekö että budjetissa ei ensikään vuonna ole riittävästi rahaa ylläpitoon? Olemme vihdoin saaneet budjettiin rahaa homekoulujen korjauksiin, mutta uusia syntyy kuin homesieniä sateella.)

Kävin itse puhumassa IT:stä ja siitä, että Espoossakin tulee miettiä tietohallinnon työtä ja organisointia uusiksi. Puhuin alla olevista asioista, mutta muokkasin tekstiä vähän luettavammaksi ja lisäsin asioita, jotka puheeseen eivät mahtuneet.

Budjettineuvotteluissa tehtiin tuottavuusohjelmaa silmälläpitäen seuraava pöytäkirjamerkintä numerolla 5:

Talouden tasapainotusohjelmassa tehdään esitys Espoon kaupungin ICT-toimintatavasta.

Tämä tarkoittaa sitä, että mietitään, miten Espoon kallis ja levähtänyt tapa  hoitaa IT-palveluja ja -infraa voitaisiin korjata toimivammaksi ja kustannustehokkaammaksi.

Espoossa on itse asiassa jo viimeinen vuosi mietitty uutta IT-toimintamallia. Tässä tavoitteena on selkeyttää IT:n rooli, mitä halutaan saada ja miten prosesseja tulisi kehittää. Uudistuksen yleinen suunta ja sen vaikutukset ovat jo selvät. Eräs ongelma on, miten tämä muutos saadaan liikkeelle ja tehtyä organisaatiossa: käytännössä uudistuksessa pitäisi siirtää reippaasti henkilöstöä IT-hallinnosta toisaalle, mikä tekee muutoksesta hankalan. Kuten ryhmäpuheenjohtajamme Inka Hopsu myös muistutti erillisessä kommentissa, toimivia toimintatapoja ei saa hukata uudistuksessa.

Espoossa on eniten ulkoistettu IT-puoli koko maassa Tamperetta lukuunottamatta. Näen, että hyvin monissa asioissa ulkoistus ei välttämättä ole järkevin vaihtoehto: IT-hallinnossa se voi ehkä toimia paremmin kuin monessa muussa asiassa. Myös toisenlaisia trendejä on tällä hetkellä menossa yritysmaailmassa esimerkiksi IT-tuen kanssa, kun jotkin yritykset ovat palauttaneet IT-tuen takaisin omaan taloon tai samalle käytävälle.

Tässä Espoon IT-hallinnon toimintatapojen yhteydessä ei kannata kuitenkaan edes aloittaa keskustelua ulkoistuksen tai oman tuotannon paremmuudesta. Espoossa vaihtoehtoa ei tällä hetkellä oikeastaan edes ole: olemme jo ulkoistaneet IT:ssä kaiken mikä mahdollista on, ja nyt ongelmana on se miten tätä syntynyttä luomusta voisi parhaiten hallita.

Valitettavasti olemme ulkoistamisen yhteydessä ulkoistaneet liki kaiken osaamisen siitä, miten tätä ulkoistamista voisi hallita, ohjata tai ylipäänsä tehdä. Hankinta- ja sopimusosaamisen puute on johtanut toimittajaloukkuun monissa tilanteissa, myös terveydenhuollossa.

Kaikkein suurin ongelma on kuitenkin IT-hallinnon rakenne. Hallinto on laskentatavasta riippuen jakautunut neljään tai viiteen paikkaan: tästä aiheutuva päällekkäinen työ ja tiedonkulun puutteen aiheuttamat kulut ovat suuret. Alla kuva, joka valaisee asiaa tarkemmin. Kuva on ollut mm. tarkastuslautakunnan raportista, jossa Espoota on juuri suomittu korkeista IT-kustannuksista.

Vertailu kuuden kaupungin IT-hallinnosta

Yllä näkyy joitain vertailuja kuuden eri kaupungin kesken. Helsinki tsaarinaikaisine hallintorakenteineen painii omassa sarjassaan, mutta alarivin kunnat ovat mielenkiintoisia. Yhteistä näille neljälle kunnalle ja Espoolle on työntekijämäärä, kussakin noin 14 000 työntekijää.

Kiinnostavaa kuvassa on, mistä hinta EI ole riippuvainen: näihin kuuluu mm. ulkoistuksen/oman tekemisen aste sekä kaupungin koko.

X-akseli menee omasta tuotannosta ulkoistettuun IT-palveluun. Kuten nähdään, ulkoistamisella ei ole käytännössä suurta merkitystä vaan kaikki neljä kuntaa painivat vajaassa 30 miljoonassa.

Olennaista kustannuksille on kuitenkin hajautuksen aste. Y-akseli kertoo keskittämisen ja hajautuksen eroista:  akselin yläsuuntaan kasvaa hajautuksen aste. Kaikki ”30 miltsin” kunnat ovat samalla suoralla lähellä Y-akselin minimiä eli keskittäneet tietohallintoaan.

Espoon IT:lle  maksaa nyt vajaa 52 me/vuosi (ja on ollut ilmeisesti enemmänkin). Neljässä muussa suuressa kaupungissa, ml. Oulu, Tampere, Vantaa ja Turku, summa on n. 30me vuodessa (esim. 26 me Oulussa).

Säästöpotentiaali on siis jopa 25 miljoonaa euroa vuodessa. Budjettineuvottelujen yhteydessä tuli varmaan kaikille selväksi 0,25 prosenttiyksikön korotuksen kassaan tuoma lisä, noin 25 miljoonaa euroa. IT:n säästöpotentiaali yksinään on siis koko nyt tehdyn veronkorotuksen verran. 

Henkilöstön osuus kuluista on vain 10%. Henkilöstövähennys yksinään ei tätä siis ratkaise. YT:t sovittiin jätettäväksi väliin ja ongelmaa tuskin on esimerkiksi siirtää osaa henkilöstöstä muihin tehtäviin.

Ongelmia on siis päällekkäisyydessä, huonoissa ja turhissa hankinnoissa, tiedonkulussa ja yleisesti sekavassa organisaatiorakenteessa joka aiheuttaa tarpeettomia ja päällekkäisiä hankintoja. Supistuksen lisäksi pitäisi siis saada organisaatio yhteen paikkaan. Tämä tulee myös tehdä järkevästi, hyviä käytäntöjä hukkaan heittämättä.

Avoin data ja pilvipalveluiden kasvu ovat seuraavia isompia muutoksia joihin Espoon on syytä varautua. Espoossa kehitetään nyt myös kokonaisarkkitehtuuria, joka auttaisi tietojärjestelmien virtaviivaistamisessa.  Avointa dataa tulee hyödyntää nykyistä paremmin. Lisäksi muutoksia tehdessä tulee muistaa, että keskitetty IT-hallinto ei saa tarkoittaa kokeilun vapauden tukahduttamista. Esim. kaupunkisuunnittelukeskuksessa on tehty hienoja sovelluksia datan keräämiseksi ja visualisoimiseksi kaupunkilaisille ja avaamiseksi ja tästä on ollut suoraa hyötyä kuntalaisille ja myös kaupungille. 

IT on lakannut olemasta näkymätön osa kaupungin toimintaa. Se kiinnostaa kansalaisia nykyään liki samassa määrin kuin vaikkapa kaavoitusasiat, pyörätiet ja autokaistojen lukumäärä. Tästä syystä läpinäkyvyyden lisääminen esimerkiksi IT-jaoston kautta voisi olla hyödyllistä. Luottamushenkilöohjaus voisi tuoda läpinäkyvyyttä ja lisäpainetta, mutta ilman muita uudistuksia se ei riitä.

En väitä, että pääsisimme automaattisesti 25 miljoonan euron säästöihin, ja kuten kommenttipuheenvuoroissa Inka Hopsu sekä toinen valtuutettu hyvin nostivat esiin, meidän täytyy myös katsoa että emme heikennä palvelutasoa. Voimme oikein hyvin päättää tehdä asioita vähän paremmin kuin muut ja panostaa niihin enemmän. Eikö olisi melkoinen voitto,  jos säästäisimmekin vuositasolla ”vain” vaikkapa 15 me ja meillä olisi silti paras, erinomaisesti hyvinvointia tukeva IT-sektori?