Eilen Dipolissa pidettiin Ketterät terveydenhuollon tietojärjestelmät Espoossa -seminaari. Järjestäjinä toimivat Espoon vihreät valtuutetut, eli minä ja Jyrki Kasvi, Agile Finland sekä Houston, Inc.

Tilaisuuden pihvi oli osallistujien vuorovaikutus: ryhmätyöskentely, jolle oli varattu hyvin aikaa. Seminaarista jäikin parhaiten mieleen innostunut, syvällinen ja kattava keskustelu, jota oli todella harmi keskeyttää seminaarin loppusanoja varten. Onneksi keskustelu varmasti jatkuu muilla kanavilla. Keskustelusta teemme vielä tiivistelmän, joka laitetaan jakoon.

Kuinka se syntyi?

Kävin alkuvuodesta oman työnantajani Siilin kirjahyllyä läpi ja kollegani suositteli sieltä löytyvää Houston, Incin Vesa Teikarin kirjasta Ketterän kehittämisen ostajan opas. Luin kirjan kahdella bussimatkalla ja innostuin: yleistajuinen, tiivis ja kuitenkin kattava paketti ketterän kehityksen ja ennen kaikkea sen ostamisen perusperiaatteista. Yleensä ketterän kehityksen oppaat on suunnattu tekijöille – ostajat kulkevat sokkona. Vaikka kirjanen ei ollutkaan erityisesti suunnattu julkishallinnolle eikä siinä siis käsitelty vaikkapa hankintalain sudenkuoppia, soitin Houstonille ja kysyin itselleni ilmaiskappaleita jaettavaksi Espoossa. Tapasimme Teikarin kanssa lounaalla ja sain kaksi kassillista kirjasia, jotka vein ICT-johtaja Matti Franckille sekä peruspalvelujohtaja Juha Metsolle luettavaksi ja jaettavaksi organisaation sisällä.

Tuolla alkuperäisellä lounaalla puhuimme pitkään Espoosta, terveydenhuollosta ja ketterästä kehityksestä ja Teikari heitti ilmaan idean nimenomaan Espoolle suunnatusta ketterän kehittämisen seminaarista. Kun ideaa myöhemmin jalostettiin ja lähdimme toteuttamaan tilaisuutta, Houston ja Agile Finland ottivat hoitaakseen tilaisuuden organisoinnin ja minä ja Jyrki vieraslistan ja kutsut. Haluaisinkin vielä tässä erikseen kiittää niin Vesa Teikaria, Antti Kirjavaista kuin muitakin fasilitaattoreita ja puhujia tilaisuuden mahdollistamisesta. Erityinen kiitos myös Matti Franckille, jonka kalenterista löytyi tilaa osallistua sekä Juha Metsolle, joka antoi tärkeää evästystä tilaisuuden valmisteluun vaikkei valitettavasti ehtinytkään itse paikalle. Samoin kaikille osanottajille, niin virkamiehille, luottamushenkilöille kuin asiantuntijoillekin, jotka tekivät tilaisuuden.

Mitä siellä tapahtui?

Tilaisuuden aluksi Jyrki Kasvi sekä Espoon ICT-johtaja Matti Franck puhuivat terveydenhuollon tietojärjestelmien haasteista yleisesti sekä Espoon tilanteesta erityisesti. Yleisöä huvitti Franckin heitto ”teitä varmaankin mietityttää, mitä Espoo oikeastaan tekee ketterien järjestelmien tilaisuudessa?” Tätä puitiinkin sitten sekä Franckin jatkossa että tilaisuudessa myöhemminkin. Yleisö otettiin mukaan heti alustuksen jälkeen, kun kaikki saivat pohtia, mikä olisi omassa roolissa tärkein kysymys ratkottavaksi.

Antti Kirjavainen sekä Marko Taipale alustivat ketteristä menetelmistä sekä niiden ostamisprosessista, jonka jälkeen case-esimerkkinä Maanmittauslaitoksen kehittämiskeskuksesta johtava asiantuntija ja hankepäällikkö Jorma Turunen kertoi kokemuksia ketterästä kehittämisestä. Puhe oli suoraa ja hankintalaki taisi jo hetkeksi lentää roskiin – positiivisena esimerkkinä Turunen kuitenkin mainitsi neuvottelumenettelyn.

Pohjustusten jälkeen erillisessä Open Space-osuudessa käytiin konkreettisemmin pienryhmissä osallistujien kanssa läpi tilaisuuden aluksi esitettyjä kysymyksiä: Espoon sosiaali- ja terveyspuolen haasteita ja niiden ratkaisuja. Sessioita oli kaksi, joissa oli kolme ryhmää eri teemojen ympärillä: ensimmäisessä sessiossa ajatuksena oli purkaa asioita auki yleisemmällä tasolla, purkaa keskustelut ja sen jälkeen käydä kustakin aihepiiristä läpi konkreettisia ensiaskeleita ja ratkaisuja.

Sessio 1: Keskustelua, ideoita ja konkretiaa

Istuin ensimmäisessä sessiossa asiakas-ryhmässä, jossa mietittiin tuotteen käyttäjiä eli lääkäreitä, hoitohenkilökuntaa ja myös meitä palvelujen käyttäjiä. Apotti-hankkeen edustaja kertoi, että heillä käyttäjiä on pyritty kuuntelemaan menetelmällä, jossa käyttäjäryhmät pohtivat käytettävyyttä myös muiden näkökulmasta. Tämän avulla ristiriitoja voidaan välttää ja ihmiset ymmärtävät paremmin myös muiden vaatimuksia. Pohdimme paljon myös IT:n klassista ongelmaa eli sitä, että lähdetään tekemään it-järjestelmää miettimättä, miten se oikeasti parantaisi toimintaa. Espoon Sote-puolen virkamies puolestaan muistutti, että me emme voi miettiä pelkästään itse hoitoprosesseja vaan järjestelmän tulee tukea myös johtamista. Lonkkaliukumäki – joka toimii tällä hetkellä puhtaasti paperilapuilla – osoittaa että prosesseja on itse asiassa paras tyypatakin ensin muuten kuin tekemällä mallinnusta suoraan softaan tai hienoilla kaavioilla. Jo fyysisesti pöydän ääressä prosessia kokeilemalla usein löydetään toimivampia ratkaisuja.

Samaan aikaan muissa ryhmissä puhuttiin IT:n hankinnasta ja erityisesti ketterän hankinnan ongelmista. Miten ketterää voi oikeasti ostaa? Tässä ryhmässä oli pohdittu muun muassa vaihtoehtoa, jossa pitkäkestoisemmassa sopimuksessa olisi jatkuva katkaisukohta, esimerkiksi kuukauden tai parin välein, jolloin toimittajan kyky evaluoitaisiin. Emme olleet päästä purkamaan kaikkia ryhmiäkään, koska kysymys herätti niin kiivasta keskustelua: erityisesti puhutti kysymys siitä, millaisilla kriteereillä sopimuksen voisi purkaa jos tällaisen sopimuksen haluaisi tehdä.

Sessio 2: Hankintaa, osaamista ja hankintaosaamista

Toiseen sessioon vaihdoin ryhmää ja menin keskustelemaan julkisen hankinnan sudenkuopista. Edellisestä sessiosta oli jäänyt kummittelemaan yksi iso kysymys: miten hankintaosaamista voisi vahvistaa kuntapuolella? Kuntien Tiera pyrkii ratkomaan hankintalain ja yhteishankintojen ongelmia tarjoamalla hankintaosaamisen ja toteutuksen valmiissa paketissa: Tiera kuitenkin ainakin tällä hetkellä on erikoistunut tekemään nimenomaan kunnille yleisiä ratkaisuja, kuten tarjoamaan räätälöityjä mutta pohjatekniikaltaan samoja www-sivuja. Pelkkää hankinta-apua siis Tiera ei tällä hetkellä tarjoa: lähtökohtanahan Tieralle on osittain ollut, että pienten kuntien ei ole ollut järkevää tehdä samoja ohjelmistoja satoja kertoja uudelleen.

Totesimme, että markkinoilla on itse asiassa tyhjiö hankintaosaamisen tarjonnassa: jokunen yritys tarjoaa tätä, mutta tilaa olisi kokonaan uudelle toimijalle. Vaikka hankintaosaamisesta on vuosia puhuttu, etenkin julkisella puolella sen merkitys on alkanut selvitä laajemmin vasta viime vuosina. Tätä osaamista ei vielä monellakaan kunnalla ole.

Yksityiselle puolelle helpointa olisi saada mukaan toimija, joka ei myisi toteutusta, jolloin se voisi tuntua kumppanina luotettavammalta. Uusi julkishallinnon toimija, joka keskittyisi hankintaosaamisen kehittämiseen ja tarjoamiseen voisi kuitenkin myös olla erittäin toimiva: konkreettisena askeleena esim. Sitra voisi seuraavassa kuntaohjelmassaan tutkia tällaista vaihtoehtoa.
Samalla keskustelimme myös osaamistyhjiöstä. Mikä on kunnan ydinosaamista, ja mitä asioita voidaan ulkoistaa? Nyt on välillä menty reilustikin metsään ulkoistamalla myös hankinnan kannalta tarpeellista substanssiosaamista. Onnistunut projekti, erityisesti ketterä projekti vaatii vahvaa omistajuutta ja osaamista oman talon sisällä. Kuinka tätä osaamista voisi vahvistaa ja miten sitä voi määritellä? Ulkoistuskysymyksissä on ideologisia rintamalinjoja, mutta it on niistä onneksi ainakin suurimmaksi osaksi vapaa. Hyvä kysymys kuitenkin on, voiko virkamieheltä kysyä, oletko tarpeellinen – tällaisen asian kartoittamisessa ulkopuolinen apu voisi itse asiassa olla tarpeen.

Mitä seuraavaksi?

Terveydenhuollon tietojärjestelmien ongelmat eivät vielä kokonaan ratkenneet, mutta keskustelussa syntyi myös konkreettisia avauksia jatkolle. Vaikka sessiot purettiinkin lopuksi auki, paljon tietoa jäi myös keskustelijoiden päähän. Tässä postauksessa avasin vain niitä paria keskustelua joissa itse olin mukana. Puramme näitä vielä järjestäjäporukalla muistioon, jotta saamme myös konkreettisia jälkiä keskustelusta ja mahdollisia avauksia jatkolle.

Tällaisessa osallistuvassa tilaisuudessa kaikkein jännittävintä on aina se, miten tilaisuus lähtee muokkautumaan: ennalta ei voi tietää, mille poluille juuri tämä porukka keskustelun vie. Tavoitteena oli tuoda yhteen ihmisiä, joilla on aiheesta sanottavaa mutta jotka eivät ehkä muuten kohtaisi, ja tässä uskoakseni onnistuimme. Haluankin lopuksi kiittää kaikkia osallistujia erinomaisesta, innostavasta ja rakentavasta tilaisuudesta!