Julkishallintoa ja urbaaniolutta

Tänään oli hauskan kahtiajakoinen päivä: aamulla käväisin kurkkaamassa Codenton aamiaistapahtumassa ”Kuinka ostaa ketterästi julkishallinnossa” ja illalla piipahdin Vihreiden kaupunkisuunnittelupubissa (josta ehkä myöhemmin lisää). Pienten aikatauluhaasteiden vuoksi ehdin kurkata aamiaistapahtuman ensimmäiset osat ja kaupsustakin lähdin yhden jälkeen. Tässä kuitenkin muutamia muistiinpanoja päivältä.

Julkishallinnon it-projektit kiinnostavat minua lähinnä siltä osin, että haluaisin ymmärtää miksi ne kusevat ja olisiko asialle jotain tehtävissä. Aihe kiinnostaa osana hieman laajempaa kokonaisuutta, eli miten julkisella puolella voisi tehdä asioita hassaamatta suunnattomia määriä rahaa ja resursseja. Voidaanko kilpailuttaa järkevästi ja voitaisiinko toisinaan olla kilpailuttamatta. Karoliina Luodon esitys, jossa hän kertoi miten Sitra oli onnistunut kilpailuttamaan oman www-projektinsa oli mielenkiintoinen, ja siinä tuli esiin muutamia tärkeitä pointteja joita ehdin poimia myös ositttain näkemästäni Maanmittauslaitoksen esityksestä.

Olennainen osa sitä, miten julkishallinnon it-projekti voi onnistua, on muutos ostotavoissa. Ei pidä ostaa speksin mukaista softaa, vaan osaamista. Sitralla pyrittiin tekemään mahdollisimman kevyt kilpailutuksen ensimmäinen vaihe, jolla saataisiin mahdollisimman paljon osallistujia. (Eräs Luodon pointti olikin, että julkishallinnon on välillä hankalaa kilpailla osaajista hitaan kilpailutusprosessin ja huonon maineen vuoksi. Kynnystä voi madaltaa yksinkertaisella ensimmäisellä askeleella.)

Ensimmäisessä vaiheessa annettiin speksit (jaettuna jo pienempiin osiin) ilman mitään teknologiavaatimuksia ja  pyydettiin yksinkertaisesti lähettämään esimerkkitiimi ja tiimin CV:t. Näistä parhaat otettiin jatkoon, jossa pyydettiin tarjous (missä vaiheessa piti myös täsmentää millä teknologioilla projektin toteuttaisi) ja kerrottiin että  viimeisessä vaiheessa kaksi parasta tekisivät viikon minisprintin (josta myös maksettiin.) Lopullinen projekti onnistui hyvin ja oli ilmeisesti voittanut palkinnonkin käytettävyydestä: ainut isompi ongelma oli ylittynyt budjetti. Tämäkin kuulosti hallitummalta kuin yleensä, budjetin täyttyessä kun käsissä oli jo valmiit nettisivut, ja Sitrassa pienen väännön jälkeen tehtiin päätös toteuttaa myös lisäherkkuja vaikka budjetistä menisikin yli.

Osaamisen, ei projektin kilpailuttaminen oli tässä avainsana. Samaa korosti myös Maanmittauslaitoksen puhuja. Tämä onkin fiksu lähtökohta, koska tuottavuudessa on koodaustyössä niin suuria eroja ja etenkin isoilla konsulttifirmoilla taitaa olla tapana lisätä projektiin vähän tykinruokaa.

Toinen tärkeä pointti oli osaamisen ulkoistaminen tarvittaessa. Sitra osti projektin aikana jonkin verran agile-coachausta, joka auttoi projektia raiteille hankalissa kohdissa. Koko hankintaprosessin ajan mukana oli lakimies varmistamassa, että kaikki mahdolliset pykälät ja läpinäkyvyydet hoidettiin lain kirjaimen mukaan. Arviointikriteerit olivat tasapuolisia ja julkisia, ja Sitran sprintissä kaikki tieto, myös vastaukset suoriin kysymyksiin jaettiin molemmille tiimeille. Julkishallinnon projekteissahan ikävintä on valitusrumban mahdollisuus. Yksityisellä puolella saa tilata projektin vaikka serkultaan hiprakassa, julkisella puolella siitä joutuisi oikeuteen.

Olennaista on myös tunnustaa että muilla asioillakin kuin hinnalla on väliä. Tärkeimmät kolme esiintullutta olivat hinta, kompetenssi ja soveltuvuus projektiin. Kun tämä ymmärrys siitä, että (tarjouksessa esitetty) hinta ei ole ainut ratkaiseva tekijä, saataisiin leviämään vähän laajemmallekin.

Ps. Mainittakoon, että aamiaisella sai myös suklaakakkua.

2 ajatusta artikkelista “Julkishallintoa ja urbaaniolutta

  1. Nykyisessä työssä on tullut seurattua sivusta paria it-hankintaa ja ongelmia tuntuvat julkisessa päässä aiheuttavan ainakin kaksi asiaa. Jos projektin tarkoituksena on rakentaa vaikkapa verkkotyökalu helpottamaan opiskelijoiden neuvontapalveluiden toteuttamista, projektihenkilöstön osaamisvaatimuksena pidetään lähinnä vahvaa kokemusta itse neuvontatyöstä. Ymmärrys it-tarpeista (puhumattakaan niiden ostamisesta) on monesti todella köykäistä. Mainitsemasi osaamisen ulkoistaminen voisi auttaa, sen mahdollisuuksia ei ole ehkä oikein hahmotettu eikä se suht pienen budjetin projekteissa olisi valitettavasti juuri mahdollistakaan. Kaikki kun täytyy kyetä perustelemaan ohjausryhmille ja rahoittajille, jotka eivät välttämättä käsitä konsulttien puheista sitäkään vähää kuin projektihenkilöstö. Toinen ongelma on se, että julkiset hankintayksiköt tuijottavat kiinteitä kokonaishintoja. Esimerkiksi verkkosivustoa ostettaessa hintavertailun perusteena ovat neljän vuoden käyttökustannukset, vaikka julkisprojekti rahoituksineen saattaa loppua vaikka jo vuoden kuluttua.

    • Hyviä huomioita. Muistan itse, kun ensimmäistä kertaa kuulin termin ”ostokonsultti”. Repesin ja ajattelin, että eikö tätäkään asiaa osata tehdä itse. Sitten termiä avattiin minulle vähän ja kerrottiin joistain tuloksista, ja vakuutuin. Nyt it-ostoistakin on puhuttu sen verran että ehkä ohjausryhmille ja rahoittajillekin asia alkaisi mennä pikku hiljaa jakeluun?

      Julkishallinnossa sääntelyn määrä ja tiukat budjetit hankaloittavat vähän kaikkea. Ymmärrän sen, että siellä ei voida antaa tilata mistä tahansa korruptiopelkojen johdosta, mutta nykyiset kilpailutusrajat ovat liian matalat ja toisaalta projektien kilpailutuksen mittarit eivät aina ole kunnossa.

      Tuo kiinteä kokonaishinta -ajattelu oli mielenkiintoinen, en ollut tiennytkään moisesta. Olen itse kuullut itse asiassa juuri toisenlaisista projekteista: tilataan projekti kiinteän hinnan perusteella, jonka päälle tulee maksullista työtä, ja a vot, sitä laskutusta tulee lopulta reippaasti yli alkuperäisen.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s