Valtuustossa keskusteltiin juuri seurantaraportista, jossa seurataan tähän asti toteutunutta budjettia, hankkeita ja muiden tavoitteiden toteutumista.

Toistuvasti ylittyvät budjetit kiinnittivät tässä kohdassa paljon huomiota. Erityisesti rakentamisessa kustannusten nousu on usein rajua. Summat vaihtelevat, mutta ylitys on usein kaksin- ja joskus liki kolminkertainen. Esitin toivomuksen näihin syihin pureutumisesta. Jätin toivomuksesta pois vaikeimman osan eli hankeosaamisen kasvattamisen: uskoakseni mikä tahansa analyysi osoittaisi tässä olevan parantamisen varaa. Luonnollisesti tämä kirvoitti kuittauksen eräässä myöhemmässä puheenvuorossa siitä, että analyyseistä ei tässä ole apua vaan jämäkästä johtamisesta. Vaan uskallanpa epäillä, että ilman hankkeiden kunnollista post mortemia niille ei tule tapahtumaan mitään vastedeskään.

Osaksi nämä ylitykset johtuvat muuttuneista tavoitteista (vaikkapa Leppävaaran uimahallin hyppytorni), osaksi siitä, että erityisesti korjausrakentamisessa alkuperäistä hintaa on vaikea arvioida. Osaksi ongelma voi olla myös julkisessa hankebudjetissa, joka ei rohkaise tarjoamaan ainakaan budjetoitua alempaa hintaa.

Myös tarjousten ajoituksella on merkitystä. Kuka tahansa tavallisen taloyhtiön putkiremonttia hoitaneista ihmisistä tietää, että joskus hinta saattaa alentua merkittävästikin kun maltetaan odottaa puoli vuotta ja odottaa toinen kierros.

Systemaattinen ja jatkuva budjetinylitys kielii kuitenkin ongelmista itse hankinta- ja kilpailutusprosessissa. Espoossa tulisi kiinnittää budjettikuriin tarkempaa huomiota investoinneissa, niin uudis- kuin korjausrakentamisessakin. Näissä luonnollisesti toimenpiteet voivat vaihdella urakan tyypin mukaisesti. Mieluusti näkisin myös vaihtoehdon, jossa it-alan mallia hyödyntäen pidettäisiinkin hankkeen ohjakset varmemmin omissa käsissä ja voitaisiin esim. kilpailuttaa hankkeen osasia (Leppävaaran uimahallin tapauksessa esimerkiksi maauimala erikseen).

Jotta tapahtuneista budjettiylityksistä voisi saada selkoa, tulee puolestaan valmistelumateriaalin kuten hankesuunnitelman olla saatavilla ja samoin käydä ilmi, mistä hankkeiden kustannukset koostuvat ja mistä mahdolliset ylitykset johtuvat.

Virheistä on syytä oppia ja esittämäni toivomus korostaa post mortemi tarvetta hankkeissa ja konkreettista muutoksen tarvetta rakennuttamis- ja korjaushankkeissa. Esittämäni toivomus hyväksyttiin valtuustossa yksimielisesti. Toivon todella, että tämä tulee näkymään myös käytännössä.

”Valtuusto toivoo, että korjausrakentamisen ja investointien jatkuvasti tapahtuviin budjettien ylityksiin puututaan, jotta merkittäviltä ylityksiltä vältytään jatkossa. Valtuusto toivoo, että budjetin ylittäneet hankkeet ja niiden hankintaprosessit analysoidaan sen selvittämiseksi, mitkä seikat ovat vaikuttaneet kustannusarvioiden ylittymiseen ja olisiko hintaa voitu (laadusta tinkimättä) saada alas. Tämän analyysin tuloksia hyödynnetään tulevissa hankkeissa ja ryhdytään sen vaatimiin toimenpiteisiin.

Toimenpiteisiin voisi kuulua esimerkiksi tiukka budjettikatto Espoon sairaalan esimerkin mukaisesti tai uudelleenkilpailutus, mikäli saadut tarjoukset systemaattisesti ylittävät budjetin.

Lisäksi valtuusto toivoo, että valmistelussa kiinnitetään huomiota siihen, että päättäjille päätöksenteon tueksi tuotettavassa materiaalissa käy selvästi ilmi, minkä vaiheen kustannusarviosta milloinkin puhutaan ja mitä se sisältää.”